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Como otimizar projetos e atividades do seu negócio?

porLuis Augusto Moretto

Como otimizar projetos e atividades do seu negócio?

Quer otimizar projetos e atividades de sua Startup ou negócio?

Em qualquer setor econômico, o gerenciamento de atividades e projetos é essencial para o sucesso de um empreendimento, mas é ainda mais importante, para micro, pequenas e médias empresas.

Principalmente, porque precisam compensar suas restrições orçamentárias para investimento, com um sistema de gestão empresarial  que proporcionem agilidade e economia em seus processos.

E quando analisamos o mais recente perfil das ME e EPP realizado pelo SEBRAE, percebemos que os empresários têm consciência relativa desta necessidade, embora talvez, não de forma direta.

Para dar um exemplo, quando perguntados sobre a principal dificuldade do dia a dia de suas empresas, em primeiro lugar, com 30% das respostas, aparece “vender mais”.

Por outro lado, quando perguntados sobre as áreas em que mais precisam se capacitar, quatro itens são apontados por mais de 40% dos empresários:

  • Controle financeiro;
  • Propaganda / Marketing;
  • Melhorias de qualidade;
  • Atendimento ao cliente.

Ou seja, micro e pequenos empresários querem crescer e vender mais e também, sabem que o caminho passa pela melhoria dos processos internos, algo que compõe um cenário muito positivo para a implantação de ferramentas de gerenciamento de atividades e gestão empresarial.

Sobretudo, com as opções atuais, baseadas em plataformas online, que oferecem uma gama de possibilidades, dentre as quais se pode encontrar aquelas mais adequadas a cada negócio.

Exemplos de Ferramentas Para Gerenciamento de Atividades

O primeiro grande problema para a gestão de processos, está no estabelecimento de tarefas claras, com etapas bem definidas, dentro de um fluxo de trabalho (Workflow).

O que as ferramentas de gerenciamento de atividades fazem, é justamente oferecer um ambiente online, para organização, acompanhamento e controle de cada etapa destas atividades, com distribuição de tarefas individuais.

Como são atualizadas em tempo real, quando bem utilizadas, tem impacto direto na qualidade dos processos internos, tanto porque eliminam erros de comunicação, quanto porque erros de execução são identificados rapidamente.

Em resumo, há um ganho de agilidade e qualidade, que contribui diretamente para um maior controle de custos e também, para melhorias no atendimento aos clientes.

Mas, para não nos estendermos demais, vejamos algumas das principais ferramentas disponíveis:

  • Trello: permite a criação de várias listas de atividades, com sincronização em múltiplos aparelhos, para que todos saibam o que devem fazer e quando.
  • Asana: o funcionamento é basicamente o mesmo, mas a interface é diferente, o que significa que você pode testar o que se adapta melhor a sua realidade.
  • Slack: esta outra ferramenta mantém o foco na comunicação de equipes, separadas por projetos e atividades, conforme a necessidade.
  • Basecamp: como as anteriores, o funcionamento também é similar, mas o foco está na facilidade de uso.
  • Github: Além do repositório de código, permite gerenciar o backlog de projetos através de um dashboard de atividades.

É importante destacar que apesar de terem diferenças entre si, não há uma ferramenta de gerenciamento de atividades necessariamente melhor que a outra; o que vale é a adaptação da sua equipe ao uso de cada uma.

E dito isto, podemos completar esta lista de ferramentas com um outro tipo de software, conhecido como ERP.

ERP´s e sua Importância Para o Gerenciamento de Atividades

As ferramentas de gerenciamento de atividades e projetos apresentadas, funcionam como o “óleo” que mantém as engrenagens em movimento, mas o alimento básico deste sistema é a informação.

Ou seja, um projeto e suas diversas etapas, são definidos a partir das informações mais gerais sobre o negócio, como os processos internos, as necessidades dos clientes, os prazos, custos e assim por diante.

Quanto melhores forem estas informações, melhores serão os resultados de cada equipe ou projeto e é aí que entram os ERP´s (Enterprise Resouce Planning).

Em suma, um tipo de software planejado para agrupar todas as informações e controles de uma empresa, em uma única plataforma, incluindo aquelas preocupações dos empresários brasileiros, apontadas desde o início, destacando duas funcionalidades:

  • Automação de rotinas, como por exemplo, emissão de Nfe; ordens de serviço, orçamentos, geração de relatórios e assim por diante;
  • Controle financeiro centralizado, considerando estoques, contas a pagar e a receber, fluxo de caixa, entre outras funcionalidades.

Além disso, os ERP´s online contam com uma série de outras funcionalidades, cruciais para a gestão empresarial, como você pode conferir neste link.

E assim, concluindo esta nossa jornada, enfatizamos que a união destas duas ferramentas, para gestão do negócio em si e também, das suas diversas atividades, se constituem em uma vantagem competitiva.

Se pudéssemos definir suas vantagens em uma única frase, diríamos:

redução de custos, com maior controle de qualidade e prazos, resultando em crescimento do negócio.